Cómo buscar nuevos datos relevantes sobre clientes potenciales de la industria plástica

Partimos de la idea de que no existe una forma canónica de hacer prospección y de que cada estrategia variará dependiendo del objetivo y de los intereses de la empresa. En este sentido es recomendable la retroalimentación, aún cuando ya este concluida toda la base de información de la cual vamos a partir.  Hay que considerar que existen dos tipos de factores: los controlables y los no controlables por el investigador de mercados. Los factores controlables se refieren básicamente a lo que podemos comprar, realizar, revisar y adecuar, es decir lo que depende de nosotros y los no controlables son aquellos que están fuera de nuestro alcance, por ejemplo; a pesar de todo el esfuerzo puesto para que se logre un acercamiento con los clientes, estos no respondan a nuestra propuesta, este es el punto donde debemos replantear la estrategia. Hay que advertir que no es una labor sencilla, ni fácil, pero llevándola a cabo en forma adecuada se pueden lograr grandes beneficios comerciales para la empresa que decide apostarle a la prospección como herramienta mercadológica. Podemos afirmar que puede obtenerse al menos un 85% de la  información.

Los Tres Sistemas del Sistema de Prospección

 En nuestra experiencia, para lograr un Sistema de Prospección de Clientes útil, amigable y acorde a las necesidades actuales de las empresas, debe incluir 3 grandes Sistemas. Cabe mencionar que cada uno por separado ofrece grandes beneficios a la empresa que los posee y al unirlos se crea una poderosa arma mercadológica que repercute en forma directa en el aumento de las ventas.

1. Portafolio de Servicios

Toda empresa debe contar con la relación de sus productos o servicios en forma detallada y estructurada adecuadamente para que pueda ser presentada a los clientes.
Dependiendo de la empresa y la cantidad de servicios o productos  que ofrece, puede ser de la magnitud de un proyecto o bien una serie de tareas bien planeadas para obtener una relación formal de servicios o productos.

Un portafolio de servicios electrónico debe considerar la siguiente información:

• Identificar el producto o servicio, definir su nombre
• Determinar si es parte de un grupo de servicios o productos, dar nombre a los tipos de servicios o productos
• Identificar los  segmentos de mercado, puede ser de 1 hasta 30 o 40, no hay límite, se basa en el criterio del investigador de mercado en conjunto con el jefe de departamento, quien conoce los mercados a los que están dirigidos sus servicios (debemos recordar que estamos en un mercado industrial donde segmentar el mercado es de gran utilidad para que los clientes reciban la información de los servicios que son de su interés y no el total  de servicios, que solamente perderían la atención del cliente)
• Identificar  el departamento que ofrece el servicio o producto con una descripción general del mismo: objetivos, áreas de especialidad, personal y jefe del departamento disponible para su contacto, así como un vínculo directo para la solicitud de servicios. Toda esta información ayuda al cliente a tener una canalización más precisa mejorando nuestra prospección.
• Un medio de solicitud de contacto, como se mencionó en el punto anterior, ayuda a tener la información necesaria para el acercamiento al cliente, podemos recopilar datos tan importantes como los son el nombre de la empresa, dirección, teléfono, fax, ubicación, servicio de interés y comentarios adicionales. Este vínculo es muy importante ya que permite conocer las necesidades específicas del cliente.
• Detallar el servicio o producto
• Descripción. Se hace una explicación detallada de lo que consiste el servicio
• Habilidades. Se describen las capacidades y destrezas que se tienen, tanto de personal, de equipo y experiencia departamental
• Características. Se mencionan los rasgos del servicio que lo distingue de los demás
• Tablas o normas. En algunos casos para mejor comprensión de los clientes es conveniente agregar tablas o normas de calidad que ayudarán a desglosar más el servicio.

2.  Base de Datos de Clientes

En la actualidad y con la cantidad de información que se maneja,  es inminente el uso de una base de datos electrónica. Esta es una inversión redituable para todas las empresas.
Dependiendo del volumen y nivel de crecimiento de la información, hay una diversidad de herramientas computaciones para la generación y uso de estas, es importante considerar estos puntos ya que permitirán un acceso eficiente y eficaz a nuestros sistemas por parte de los clientes.
Es necesario analizar todo esto con el personal de sistemas especializado en el área, hay que conocer qué programas y equipos computacionales son los más indicados para el desarrollo y uso de estas bases de datos, para poder hacer una inversión correcta conforme al presupuesto de la empresa.

Recomendamos que una base de datos, con el propósito de prospectar, contenga los siguientes puntos:

• Nombre de la empresa
• Domicilio completo, incluyendo ciudad y estado y país si hay ventas internacionales.
• Teléfono, fax y correo electrónico
• Nombre y puesto de los contactos que se requieran, de acuerdo al análisis previo que se realizó para determinar a quiénes debe enviarse la información para el logro del objetivo, en este punto se deben considerar 3 o 4 persona.
• Página web de la empresa, siempre da información que puede ser útil, incluso para actualizar la base de datos nuestra.
• Segmentos de mercado, si se está en un sector industrial, un mismo servicio puede ser comprado por diferentes mercados, entonces lo conveniente es realizar un análisis adecuado de esta información y establecerlos todos, regularmente y por experiencia son máximo 4 diferentes segmentos para un servicio.
• Tamaño de las empresas, oficialmente son micro empresas, pequeñas, medianas y grandes.

Esta base de datos puede desarrollarse en casa o con cualquier proveedor  de desarrollo de sistemas computacionales. Es recomendable que el sistema cuente con fecha de actualización automática y números consecutivos de empresa, además debe ser lo suficientemente flexible para adecuarse a las necesidades de información futura, como lo vemos hoy en día con el uso de internet como herramienta de trabajo, aplicando las tan necesarias tecnologías que ofrece. Se debe tener en cuenta que los mercados son cambiantes y las personas que se encuentran en las empresas también, es de suma importancia actualizar la información periódicamente, ya que una Base de Datos caduca no tiene la efectividad para realizar una prospección adecuada.

Un aspecto importante a considerar es que prospectar implica realizar una inversión, entonces, lo conveniente es que la información con que se trabaje este actualizada.

Otro uso que puede darse a la base de datos de este tipo es para realizar estudios de mercado donde se pueden conocer oportunidades según el enfoque deseado ya que puede orientarse hacia los segmentos de los plásticos más utilizados, como son las poliolefinas o áreas de especialidad, como es el caso de plásticos de ingeniería. Asimismo, los estudios  pueden realizarse mediante una clasificación por procesos, por ejemplo, moldeo por inyección y el proceso de extrusión, entre otros.

Este tipo de estudios indirectamente nos puede llevar a un mejoramiento de nuestros productos a través de la sofisticación o mejora de los mismos de acuerdo a las necesidades del cliente, como son materiales con atractivos diseños y mejores propiedades con funciones muy específicas.

3. Sistema de Envío de Información

Un buen sistema de envío de información debe realizarse de tal forma que los dos Sistemas anteriores se unan en forma sinergística y lograr beneficios aun mayores de los que cada sistema por separado puede dar.

En primer lugar se debe poder hacer campañas publicitarias generales o específicas, por segmento industrial, por servicio, por tamaño de empresa, por ciudades, por estados, etc., de acuerdo a las necesidades que prevalezcan en cada empresa en los diferentes momentos del ciclo de vida de los productos o servicios.

En segundo lugar, ya que se realizó el envío de la campaña, es importante tener una forma en la cual se pueda llevar un seguimiento. Conocer la información detallada sobre el número y clientes a quienes se les envió, su respuesta así como su acceso, ayuda a medir el resultado de nuestra campaña, permitiendo monitorear la movilidad y cuanto éxito se esta teniendo.  

En tercer lugar, con base en los análisis de los resultados obtenidos de cada campaña, se procede a la planeación de nuevas campañas, se pueden especificar metas de acuerdo a resultados para  tener un mejor alcance en nuestra prospección de clientes.

Es importante tomar las estrategias adecuadas para seguir alimentando el ciclo de los sistemas que conforman la prospección de clientes,  es una parte esencial de la labor de ventas de las empresas, ya que permite la promoción periódica del portafolio de servicios.